Cinco práticas de inteligência tributária que empresas precisam adotar para garantir compliance e eficiência em 2026

O ano de 2026 marca o início oficial da convivência entre o sistema tributário atual (composto por PIS, COFINS, ICMS, ISS) e o novo modelo dual (IBS e CBS). Para o mercado corporativo, isso significa que a Reforma Tributária já começou na prática. Diante da complexidade de gerir dois regimes simultaneamente, grandes empresas têm focado em cinco práticas fundamentais de inteligência fiscal para mitigar riscos e identificar oportunidades de eficiência fiscal.

Segundo Ana Maciel, diretora de conteúdo tributário da Vertex, líder global em tecnologia tributária e que tem em seu portfólio a Systax, companhia nacional com a maior base de regras fiscais, o momento não é mais de uma preparação apenas conceitual, masmas de execução qualificada. “As organizações que saíram na frente foram as que abandonaram as planilhas manuais e integraram a gestão fiscal à estratégia de negócios, sem perder de vista análises mais amplas de viabilidade, impactos financeiros e efeitos na formação de preços, sempre com foco na qualidade do dado e na previsibilidade financeira”, analisa ela.

Para Ana, a tecnologia deixou de ser um diferencial para se tornar um pré-requisito de sobrevivência. "O maior erro que ainda temos visto hoje, mesmo com o início da fase de transição, é tratar a gestão fiscal de 2026 como se fosse a mesma do passado. A margem para praticamente erropraticamente nenhum erro acabou. As empresas que estão se destacando são aquelas que entenderam que a inteligência tributária agora dita desde a escolha do fornecedor até o preço final na gôndola”, alerta a executiva.

Ou seja, de acordo com a especialista da Vertex, quem ainda não automatizou seu sistema está perdendo competitividade e, pior, acumulando risco estrutural, com impactos financeiros, fiscais e operacionais que tendem a se materializar no curto prazo. Pensando nisso, Ana destaca cinco práticas que devem ser aplicadas por organizações com maior complexidade operacional no atual contexto. Confira!

Saneamento cadastral em tempo real

A classificação fiscal incorreta de um produto ou serviço (NCM, NBM) agora gera impactos duplicados, afetando tanto a tributação atual quanto a nova. “As empresas devem implementar rotinas de controles contínuos em seus cadastros de itens. Não se trata mais de uma revisão anual, mas de uma validação automática a cada entrada de nota", sinaliza a diretora de conteúdo tributário.

De acordo com Ana, isso garante que a regra tributária aplicada esteja sempre atualizada conforme as Notas Técnicas mais recentes, evitando o pagamento indevido ou a rejeição de créditos.

Simulação de cenários: Origem vs. Destino

Com a mudança gradual da tributação para o destino, ou seja, onde ocorre o consumo, o racional logístico também mudou. Segundo a especialista, atualmente as empresas de inteligência fiscal já utilizam simuladores para calcular o custo real de cada operação.

“A prática consiste em antes de fechar um novo fornecedor para compra ou até mesmo uma venda, comparar quais os impactos, principalmente o tributário, de movimentar uma mercadoria de um estado para o outro sob as novas regras, permitindo ajustes na malha logística para preservar margens”, explica Ana.

Auditoria preventiva de fornecedores

“No novo sistema de não cumulatividade plena, o crédito tributário da sua empresa depende da regularidade do seu fornecedor. Por isso, as companhias devem adotar a prática de monitorar automaticamente a saúde fiscal de seus parceiros comerciais”, recomenda a executiva da Vertex.

O objetivo é evitar a tomada de créditos que seriam glosados pelo Fisco, garantindo que toda a cadeia de suprimentos esteja em compliance.

Preparação do caixa para o split payment

Embora a implementação do split payment seja gradual, Ana recomenda que as empresas adaptem os seus sistemas financeiros para essa realidade. “A prática envolve a conciliação automática entre o que é faturado e o que será efetivamente recebido após a retenção do imposto na liquidação financeira. Isso oferece ao setor financeiro uma visão real do fluxo de caixa, evitando surpresas de liquidez”, explica ela.

Monitoramento automatizado de regras fiscais

O volume de novas normas, exceções e regulamentações estaduais e municipais durante a transição é massivo. Por isso, em vez de depender de acompanhamento humano de diários oficiais, as empresas podem utilizar motores de regras fiscais que atualizam seus ERPs automaticamente.

"A inteligência tributária em 2026 é sobre acuracidade e velocidade. O Fisco já é digital e opera em tempo real. A empresa que tenta acompanhar esse ritmo manualmente está, invariavelmente, ficando para trás. Estas cinco práticas são a base para quem quer atravessar a transição não apenas seguro, mas mais eficiente", finaliza Ana.